문서관리규정

 

문서관리규정

 

제 1 조 (목적)

이 규정은 문서의 작성, 처리, 시행, 관리, 보관, 보존 등 제반관리에 관하여 필요한 사항을 정함으로써 문서사무의 조직적이고 능률적인 운영을 기하는데 목적이 있다.

 

제 2 조 (정의)

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 아래와 같다.

1. 「문서」라 함은 업무상의 일반서류, 조사, 보고, 회보, 전신, 마이트로필름, 전산프로그램 등 업무수행을 위하여 사용하는 기타 일체의 기록을 말한다.

2. 「보관」이라 함은 완결된 문서를 주관부서에의 이관시까지 각소관부서에서 관리하는 것을 말한다.

3. 「보존」이라 함은 보관이 끝난 문서를 소정의 기간동안 주관부서에서 관리하는 것을 말한다.

4. 「주관부서」라 함은 회사 내의 문서수발업무를 담당하는 부서를 말하며, 주관부서에서는 이 규정 시행에 필요한 제반통제 및 조정기능을 수행한다.

 

제 3 조 (적용범위)

모든 문서의 취급을 별도 규정이 있는 경우 이외에는 이 규정에 의한다.

 

제 4 조 (문서의 성립)

문서는 다른 규정에 특별한 정함이 있는 경우를 제외하고는 당해 문서에 대한 결재가 있음으로써 성립한다.

 

제 5 조 (문서주관부서)

총무부는 문서주관부서가 된다.

 

제 6 조 (문서담당 책임자)

① 각 부서에서는 문서담당 책임자를 지정하여 소관문서의 취급 및 관리를 담당하게 하여야 한다.

② 각 부서의 문서담당책임자를 문서관리에 대하여 주관부서의 요구에 적극 협조하여야 한다.

 

제 2 장 문서의 작성

 

제 7 조 (문서의 작성)

문서는 소관부서에서 작성하며 지정서식을 사용함을 원칙으로 한다.

 

제 8 조 (서식의 제정)

① 문서작성에 필요한 서식의 제정은 담당부서에서 입안하여 기획조사부와 협의하여야 한다.

② 확정된 서식은 서식대장에 등재하여야 하며 서식번호를 표시하여야 한다.

 

제 9 조 (기안문 작성요령)

① 문서의 기안은 기안 용지를 사용함을 원칙으로 하며 표준어로 간명하게 표기한다.

② 문서의 기안은 매건마다 별도로 함을 원칙으로 한다.

③ 본문이나 유첨표시가 끝나면 한 자 띄어 "끝"자를 쓴다.

 

제 10 조 (기안문서의 기호 및 번호)

① 대외문서의 기호는 당사의 약칭에 [대투]와 기안부서명의 머리자를 연결하여 표시한다.

(예시:대투기)

② 대내문서의 기호는 기안부서명의 약칭과 업무분문의 약어를 연결하여 표시한다.

(예시:기기)

③ 문서번호는 사업년도별 문서기안 순서에 따라 일련번호로 한다.

 

제 11 조 (항목구분)

문서의 내용을 명분할 필요가 있을 때에는 다음과 같이 항목을 나누어 표시한다.

1. 첫째 항목의 구분을 1. 2. 3. 4. …로 한다.

2. 둘째 항목의 구분을 가. 나. 다. 라. …로 한다.

3. 셋째 항목의 구분을 (1) (2) (3) (4) …로 한다.

4. 넷째 항목의 구분을 (가)(나)(다)(라) …로 한다.

 

제 12 조 (문서의 정정)

① 기안문서를 정정하였을 때에는 결재권자가 정정 부문에 날인하여야 한다.

② 결재가 끝난 문서는 정정하지 못한다. 다만, 정정할 필요가 있을 때에는 결재권자의 정정인을 받아야 한다.

 

제 3 장 문서의 결재

 

제 13 조 (결재)

① 기안한 문서는 결재권자의 결재를 받은 후에 실시 또는 완결한다.

② 결재권자가 부재중일 때에는 그 직무를 대행하거나 위임받은 자가 대결할 수 있다.

③ 전항의 규정에 의한 대결은 정규결재권자의 결재와 동일한 효력을 가지며 중요한 사항에 대하여는 정규결재권자의 후열을 받아야 한다.

 

제 14 조 (합의)

① 기안문서의 내용이 다른 부서와 관련될 때에는 기안문서에 의하여 합의를 받거나 참조하게 하여야 한다.

② 관련부서장은 합의사항에 관하여 다른 의견을 표시할 수 있다.

 

제 15 조 (의견첨부)

기안문서에 중간 결재권자 또는 합의부서장이 의견을 표시한 경우에 최종 결재권자가 따로 결재하지 아니한 때에는 이를 제외한 것으로 한다.

 

제 16 조 (문서의 등재)

① 기안문서는 각 부서별 기안문서대장에 등재하여야 한다. 다만, 경미한 문서의 경우에 생략할 수 있다.

② 기안문서 중 이사회 부의사항은 주관부서의 이사회부의 문서대장에 등재하여야 한다.

 

제 4 장 문서의 수발

 

제 17 조 (문서의 수발)

① 대외문서의 접수와 발송은 "문서접수부"와 "문서발송부"에 기재되어야 한다.

② 문서의 발송은 문서주관부서에서 취급한다.

 

제 18 조 (문서의 접수)

① 접수된 문서에는 접수인을 날인하고 접수일자를 표시한다.

② 해당부서에 이송된 문서는 문서접수부에 그 문서의 인수자 날인을 받는다.

 

제 19 조 (문서의 발송)

① 시행문은 문서발송부에 기재된 후 발송인과 직인을 날인하여 발송한다.

② 발송문서와 관련된 문서가 문서접수부에 기록되어 있을 때에는 그 난에 처리된 사실을 일자로써 표시하여야 한다.

 

제 5 장 문서의 처리

 

제 20 조 (정리 편철)

① 완결문서는 매영업기별, 종류별(관련문서별), 보존년한별로 분류하여 담당부서에서 정리편철한다.

② 일건문서가 2기 이상의 영업년도에 걸치는 것은 완결한 영업년도의 문서에 편철한다.

 

제21조 (보관)

소관부서에서의 문서보관기간은 1년을 원칙으로 한다. 그러나 업무에 참고가 되는 문서는 계속하여 소관부서에서 보관할 수 있다.

 

제 22 조 (문서의 이관)

보관기간이 끝난 다음영업년도의 7월 31일 이내에 보관문서를 문서이관부에 기재하고 문서주관부서에 이관한다.

 

제 23 조 (보존)

① 문서주관부는 보존문서목록을 작성하고 이관된 문서의 보존책임을 진다.

② 문서의 보존기간은 문서보존기간표(별표1)에 의한다.

 

제 24 조 (보존기간의 구분)

문서의 보존기간은 다음과 같다.

1. 갑종(영구)

당사가 존속하는 한 필요불가결한 기본적 기록류

역사적 기타 사유로 보아 최고 중요한 기록류

2. 을종(10년간)

제사무의 수행상 장기간 참고 또는 이용하여야 할 기록류

법률상 10년간 보존을 요하는 상업장부 및 증거서류

3. 병종(5년간)

기록류중 중요도가 비교적 낮은 서류

법률상 5년간 보존을 요하는 기록류

4. 정종(3년간)

제사무의 수행상 2기 이상에 걸쳐 참고 또는 이용하여야 할 기록류

감독관서 및 사내 검사에 필요한 서류

법률상 3년간 보존을 요하는 기록류

5. 무종(1년간)

경미한 연락서류나 일시적인 사용 또는 처리에 그치는 서류

 

제 25 조 (보존기간의 기산일)

보존기간의 기산일은 보존기간이 끝난 다음 영업년도의 4월1일로 한다.

 

제 26 조 (중요문서의 관리)

중요한 문서는 일반문서와 구분하여 비상시에 용이하게 지출할 수 있는 서류함 캐비넷 등의 용기에 「비상지출」이라 표시하여 관리한다.

중요문서라 함은 보존기간 10년 이상인 문서 및 기타 소관 부서장이 중요하다고 인정하는 문서를 말한다.

제 27 조 (열람 대출)

보존문서를 열람 대출하고자 하는 때에는 문서주관부서장의 승인을 받아야 한다.

 

제 28 조 (문서의 폐기)

보존기간이 만료된 문서는 보존문서부에 기록하고 소관부서장의 합의를 거쳐 폐기한다. 다만, 소관부서장의 요청이 있는 경우는 폐기를 보류할 수 있다.

 

제 6 장 마이크로필름의 제작 및 보존

 

제 29 조 (전담자의 배치)

제반문서의 정확한 촬영과 현상, 판독을 위하여 마이크로필름 전담관리직원을 배치한다.

 

제 30 조 (마이크로필름실 관리)

① 마이크로필름실 관리직원은 촬영기, 현상기, 판독기가 항상 양호한 상태로 유지되도록 관리하고 매일 작업일지 (서식1)를 작성하여야 한다.

② 관리직원은 촬영기, 현상기, 판독기에 대한 일일점검을 실시하고 이상이 있을 경우 즉시 관리책임자에게 보고하여 필요한 조치를 취할 수 있도록 하여야 한다.

 

제 31 조 (마이크로필름 수록대상)

사외로 유출되는 자기앞수표, 약속어음, 타점권 등 모든 유가증권은 반드시 마이크로필름 촬영을 하여야 한다. 단, 주식 및 채권은 제외한다.

 

제 32 조 (마이크로필름의 관리)

① 제반 자료가 수록된 마이크로필름은 문서보존기간에 의거 履歷目錄을 작성하여, 월별, 년도별 순으로 보관하여 관리하여야 한다.

② 전담관리직원은 월1회 정기적으로 마이크로필름보관함을 점검하여 분실, 훼손 여부를 파악하여 작업일지에 기재한 후 관리책임자의 결재를 받아야 한다.

 

제 33 조 (마이크로필름 열람)

① 자료가 수록된 마이크로필름을 열람하고자 할 때는 관리책임자의 승인을 득하여 열람할 수 있으며 열람사실은 작업일지에 기록하여야 한다.

② 열람이 끝난 후 관리직원은 마이크로필름 열람실의 정리정돈 및 필름의 분실, 훼손 여부를 점검하여야 한다.

 

제 34 조 (마이크로필름의 폐기)

폐기일자가 도래한 필름의 폐기는 제28조를 준용한다.

 

(서식1)

마이크로촬영작업일지

			부장		차장	과장		대리		담당
년 월 일
1. 기계작동상황
2.미촬영입금명세	발행인	액면		매수			금액		입금처
3.마이크로필름열람현황	열람자	열람시간		열람내용					비고
4.미촬영 사유
5.기타

 

[ 별표1 ]

 

문서의 보존기간표

문 서 기 호	대구분	소구분	관 련 문 서 명	보 존 기 간	비 고

 

 

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